對制造型企業(yè)來說我們可以清晰看出制造型企業(yè)的共性、組織龐大，人員復(fù)雜。要實現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，面臨著比其它企業(yè)更多的困難，更要專項專治，著力突破。

合同檔案管理存在的問題

1、合同檔案收集的時效性差

基于文件、資料分散存放于公司各個單元或各個部門的特性，檔案管理員在收集檔案資料時往往需要經(jīng)過繁瑣的溝通與協(xié)調(diào)，容易造成檔案無法快速進(jìn)行組織、分類、歸檔、查詢的弊端，失去檔案管理當(dāng)中非常重要的時效性。

2、合同檔案的完整性缺失

制造型企業(yè)集研發(fā)、生產(chǎn)、銷售等多個環(huán)節(jié)。為便于協(xié)作，在工作開展之初，往往會將企業(yè)切分成比較小的協(xié)作單元，每一協(xié)作單元基本都會產(chǎn)生與其工作相關(guān)的文件、資料。這部分資料在收集、整理的過程當(dāng)中，容易丟失，從而造成制造型企業(yè)檔案完整性缺失。

3、合同檔案安全有隱患

制造型企業(yè)人員眾多，自然人員流動性也大。隨著員工的離職或調(diào)崗，保存在其電腦上的資料，若沒有妥善處理，也會相應(yīng)地消失或外泄。

4、合同檔案利用率低

在制造型企業(yè)檔案管理工作中，往往因為公司產(chǎn)品種類多且文件、資料類型各異，檔案管理工作者工作量非常大，無暇顧及檔案的分類存儲與集中管理，直接降低檔案的搜索和利用效果，不能第一時間為需要檔案的人員提供服務(wù)。

此外，基于其人員復(fù)雜的特性，如果整個文件、資料、檔案管理系統(tǒng)沒有安全保障機(jī)制，也容易出現(xiàn)公司機(jī)密被竊取的現(xiàn)象。
檔案完整性缺失、檔案收集時效性差、檔案利用率低下、檔案安全有隱患，這4個，長久以來，一直困擾著制造型企業(yè)檔案管理員。

國內(nèi)開始出現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)，到現(xiàn)在的檔案數(shù)字化管理，檔案人經(jīng)過漫長鉆研與場景實踐，已經(jīng)能夠初步解決以上4個問題。

就共好而言，針對檔案完整性問題，就有了多人管檔、細(xì)粒化權(quán)限管檔、檔案相關(guān)性掛等功能。

我們提出的建議

1、建立完善的合同檔案管理制度

企業(yè)合同檔案管理是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理等各項活動正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要保障，也是當(dāng)事人重要的法律憑證。企業(yè)根據(jù)檔案相關(guān)規(guī)定，需制定一套與本企業(yè)相符合的合同檔案管理辦法和實施細(xì)則，構(gòu)建和完善企業(yè)檔案管理體系，提高合同檔案管理的規(guī)范性。合同檔案管理規(guī)定需明確合同文本格式、所包含附件清單、合同編號原則和合同檔案歸檔范圍、合同檔案歸檔要求等，以保證企業(yè)合同檔案收集完整性、規(guī)范性和準(zhǔn)確性。

按照國家對檔案工作實行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理”的基本原則，把合同檔案納入到綜合檔案管理的軌道，實行集中統(tǒng)一管理。合同檔案不僅是合同管理活動的原始記錄和憑證，更是企業(yè)的寶貴財富，是體現(xiàn)企業(yè)技術(shù)水平、經(jīng)濟(jì)實力、資質(zhì)、信譽(yù)的有力證明和充分反映。通過建章立制，使合同檔案管理有章可循，有據(jù)可依，明確合同檔案收集范圍、歸檔要求、提供利用等要求，使之成為企業(yè)文檔管理體系中重要組成部分，不斷完善規(guī)范。

2、規(guī)范企業(yè)合同檔案科學(xué)管理

在需要得到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)大力支持時，檔案部門也要因地制宜采取有效措施，確保合同檔案的齊全完整規(guī)范，并能有效利用，使管理層認(rèn)識到企業(yè)合同檔案的重要性。在實際工作中，若在發(fā)生事務(wù)糾紛或問題時，通過利用合同檔案時，使其合同檔案的特性能充分發(fā)揮出來，能為企業(yè)在維護(hù)自身權(quán)益時起到關(guān)鍵性的重要作用，也就能讓領(lǐng)導(dǎo)管理層體會到合同檔案管理好壞所帶來的意義和結(jié)果會大不相同。為此，需要企業(yè)檔案管理部門對合同檔案的整理、保管和利用等規(guī)范化，有明確的管理要求和保障措施，以便需要時，能準(zhǔn)確、快速查找和安全利用。

現(xiàn)企業(yè)里的合同檔案是作為企業(yè)檔案中的一個專門的獨(dú)立類別來管理，對已要求歸檔的合同文本要加強(qiáng)質(zhì)量把控，明確文本格式和歸檔符合規(guī)范要求外，還需要加強(qiáng)管控合同前期談判文件，審批文件等一系列與合同有關(guān)的附屬內(nèi)容，以確保合同檔案的成套性、內(nèi)容完整性和準(zhǔn)確性。

3、處理好合同檔案利用與保密的關(guān)系

《合同法》規(guī)定、當(dāng)事人在訂立合同中知悉的商業(yè)秘密，無論合同是否成立，不得泄露或使用。泄露或不正當(dāng)?shù)厥褂迷撋虡I(yè)秘密給對方造成損失，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)損害賠償責(zé)任。許多合同檔案不可避免地會涉及當(dāng)事人的一些重要機(jī)密，如商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、資金秘密，對合同檔案中這些信息，要根據(jù)法律法規(guī)或交易規(guī)則，自覺遵守保密原則，嚴(yán)格履行合同檔案利用的審批權(quán)限和正確界定合同檔案的利用范圍，在此基礎(chǔ)上大力開發(fā)合同檔案資源，服務(wù)于企業(yè)的各項工作

4、 加快信息化建設(shè)，提升合同檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和信息化水平

“信息的價值正在于傳播，而不在于儲藏。”在信息化快速發(fā)展的今天，通過檔案信息化建設(shè)，把分散的信息以信息化的形式存儲起來，實現(xiàn)檔案信息處理計算機(jī)化、信息存儲數(shù)字化、信息采集實時化、檔案利用網(wǎng)絡(luò)化、使信息接收、傳遞、存儲和利用一體化。以這種標(biāo)準(zhǔn)化的方式進(jìn)行管理，利用網(wǎng)絡(luò)連接手段提高資源利用率，實現(xiàn)信息資源共享。同樣，在企業(yè)合同管理工作中，采用先進(jìn)的信息化技術(shù)，對合同的起草、審查、審批、簽署和蓋章、履行、變更和解除、糾紛處理、編號及檔案管理工作都實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)平臺的在線處理和管理，完成實現(xiàn)合同管理一體化的目標(biāo)，保證合同檔案信息的齊全、準(zhǔn)確，也有利于合理開發(fā)和利用合同檔案。

企業(yè)在辦公平臺上納入了合同管理系統(tǒng)，從合同準(zhǔn)備、訂立、執(zhí)行和合同關(guān)閉等都實現(xiàn)了文件追蹤查詢，但其基礎(chǔ)信息錄入還待加強(qiáng)，合同變更或取消后，引起的一系列變化，都要進(jìn)行更改；另外，對紙質(zhì)文件也要按照合同管理要求同步管理。

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Sengled生迪，智能照明專家。以厚德、盡責(zé)、創(chuàng)新、拼搏為核心價值觀，致力于為全人類創(chuàng)造最具幸福感的照明環(huán)境，是以技術(shù)創(chuàng)新和全球化市場為戰(zhàn)略的國際化公司。

始創(chuàng)于2000年，經(jīng)過20年深耕，現(xiàn)已形成以浙江總部為核心，嘉興、桐鄉(xiāng)為兩大生產(chǎn)基地，以美國、加拿大、歐洲、澳洲和國內(nèi)為主要市場的全球化公司，現(xiàn)有員工3000余名。

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企業(yè)面臨困惑

隨著生輝照明業(yè)務(wù)不斷的發(fā)展，目前的預(yù)算模式受到了前所未有的挑戰(zhàn)，項目管理受到了諸如脫離企業(yè)戰(zhàn)略、偏重財務(wù)業(yè)績、重編制輕執(zhí)行、信息反饋滯后、考評指標(biāo)不科學(xué)等方面的問題。

對于項目成本預(yù)算控制的需求越來越迫切

生輝照明自2012年開始預(yù)算工作，通過以費(fèi)用為主的預(yù)算編制，執(zhí)行，統(tǒng)計，分析工作取得了一定的效果，但費(fèi)用事后控制，效果不理想。各個業(yè)務(wù)部門分別編制自己的預(yù)算并提交。財務(wù)部對提交的預(yù)算編制進(jìn)行審核；財務(wù)部設(shè)置預(yù)算項目的控制規(guī)則；并對超預(yù)算審批事項進(jìn)行審批；各個業(yè)務(wù)部門分別填制自己的借款單、報銷單，對應(yīng)部門主管審批，財務(wù)審批并付款。

Gungho關(guān)鍵應(yīng)用及價值

日常費(fèi)用報銷，實現(xiàn)自動化，無紙化，省時省力。項目報銷人員在Gungho系統(tǒng)提交；系統(tǒng)自動將電子單據(jù)依流程逐級推送到各級主管、財務(wù)人員郵箱；審批通過后，最終自動發(fā)通知給報銷人，交給出納原始發(fā)票，出納網(wǎng)銀支付。

項目采購類付款納入預(yù)算管控，有效管控項目采購資金。部門請購時，填寫相應(yīng)請購單據(jù)，根據(jù)設(shè)置的預(yù)算控制項目采購類型選擇預(yù)算項目，后續(xù)生成項目采購訂單時進(jìn)行控制預(yù)算，保證了項目采購資金的事前控制。

超過預(yù)算，啟動例外審批流程，費(fèi)用控制100%。如果某項費(fèi)用超過預(yù)算，系統(tǒng)啟動例外審批流程，更高級別領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可傳遞到財務(wù)部門，每一筆費(fèi)用都得到監(jiān)控并妥善處理

天藍(lán)環(huán)保作為全國大氣污染治理領(lǐng)域的龍頭企業(yè)之一，領(lǐng)銜起草了國家行業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，獲得“中國環(huán)保產(chǎn)業(yè)骨干企業(yè)”榮譽(yù)稱號

天藍(lán)在2018開始部署開合信息的Gungho項目管理軟件，為企業(yè)管理幾百個脫硫項目，實現(xiàn)項目計劃排布，任務(wù)分解，跟蹤管理，超期任務(wù)報警，合同跟蹤管理等功能